1. Het begint met inventariseren

We inventariseren wat we overdag doen, welke activiteiten we ondernemen en waar we behoefte aan hebben. Groot voordeel is dat we de mensen gewoon zelf kunnen vragen. Wilfried start de inventarisatie altijd bij de bestaansreden van het productieteam én de individuele productie medewerkers.

Het productieteam formuleert haar gewenste resultaat.

2. De individu staat centraal

De individuen, die dit resultaat moeten realiseren, staan vervolgens centraal. Zij moeten ieder voor zichzelf de activiteiten benoemen die zij nodig achten om het gezamenlijke resultaat te realiseren. Voor het opstellen van het projectplan gaat het om de inhoudelijke activiteiten.

Zoek en combineer wat je nodig hebt, niet alles wat kan.

Functionaliteit is één, maar belangrijk is ook identificatie.

3. Welke activiteiten zijn er?

Voor het inrichten van de samenwerking gaat het om de wijze waarop de eerder genoemde activiteiten tot stand komen en hoe die slim ondersteund kunnen worden. Het gaat dan om activiteiten als:

  • het vastleggen van inhoud.
  • het delen, aanvullen en aanscherpen van die inhoud
  • overleggen en afstemmen.
  • taakmanagement en planning.
  • overzicht van de voortgang en tijdregistratie.

4. Waar liggen de prioriteiten?

Vervolgens is het zaak te prioriteren. Afhankelijk van de omvang, kenmerken, impact en het budget van het project, selecteer je die aspecten van het teamwerk, die je gezamenlijk wil laten ondersteunen. Dit zal voor een project van 4 weken anders zijn, dan voor een project van 14 maanden en voor een project met 4 mensen anders dan voor een project met 80 deelnemers. Richt je echter altijd op de kernactiviteiten, die het meest voorkomen en denk daarbij aan de 80/20 regel. Dit geeft de uitgangspunten om verschillende projectmanagement diensten op de gewenste functionaliteiten te beoordelen.

5. Samenvattend

Passen de veranderingen, verbeteringen en de ingezette tools bij mensen, organisaties en type projecten? Daarom maak ik altijd een inschatting van de mate waarin productie medewerkers vaardig zijn en de mate waarin zij door hun thuisba(a)sis daarin worden ondersteund.